markdownを用いた情報共有とは？markdownを使用するメリットやポイントをご紹介！
会社の議事録やメモを作成するとき、各個人で作成の方法がバラバラだと情報共有が難しいですよね。この記事では、markdownを用いた情報共有の方法のメリットやポイントをご紹介します。
markdownの作成の仕方を覚えることによって、情報共有がスムーズになります。社内の情報共有に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。
Contents
markdownとは？
markdownは文章を記述するために作成された軽量マークアップ言語の一つです。
markdownはJorn gruberによって2004年に開発されました。デジタル文章を作成するときに使うマークアップ言語を簡略化できるようにプログラムされています。現在も多くの開発者の手を経ながら発展しています。
マークアップ言語とは、コンピューターに文章の意味を伝えるための言語をいいます。マークアップ言語で有名なものはHTMLです。XMLなどもあります。HTMLは世界で一番利用されているマークアップ言語のため、名前は聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。現在はウェブデザインなどをする上で必須の知識になっています。
markdownは軽量マークアップ言語と言われるように、難しいマークアップ言語をシンプルなテキストエディタで簡単に入力できるように設計されたものです。
HTMLなどのマークアップは記述や種類が多く、覚えるのも大変です。また記述をたくさん入力する必要があります。知識がないと作成することは難しいでしょう。
たとえ知識があっても文章作成中に記述を多くの種類入力することになり、普段の文章作成には向いていません。
ではmarkdownでは具体的に何ができることをご説明します。markdownは構造化された文章を簡単に作成することが可能です。markdownは対応しているツールやアプリも多く、利便性も非常に高いことで知られています。パソコンだけでなく、スマホでも作成できるため便利です。
markdownは結論から言うと、どんな人でも使えます。普段から電子メールなどの文書を作成している方であればmarkdownのルールをすでにしている可能性もあり、とくに向いているといえます。
markdownは簡単な記法さえ学べば、誰でもmarkdownを用いた文章作成が可能な点も魅力といえるでしょう。
markdownは会議のメモや、議事録などのドキュメントを作成する際に使用することがおすすめです。各個人が体裁を整える程度の共有しかしていない場合、ほかの人が文章を見たときに何が重要か分かりにくい文章になってしまいます。それではせっかくの書いたメモや議事録の意味がありません。
文章を書いて終わりではなく、必要なのは情報共有ですよね。markdownを使って情報共有のスピードを上げて業務を効率化していきましょう。
markdownを用いた情報共有のメリット
markdownを用いた情報共有のメリット1つ目は、簡単に文章を構造化できることです。レイアウトやスタイルを意識しなくても簡単な記述方法に従ってテキストを入力すれば、装飾を反映させることが可能です。
つまり、リアルタイムで文章を作成できます。markdownはシンプルな書き方で文章構造を書けることが特徴です。作成した後はHTML文書に変換できるため、見やすい文章が容易に作成できます。
メリット2つ目は、文章のルールが単純で、学習コストが低いことです。 HTMLと比較すると覚えなければならないルールも限られています。限られた知識で簡単に文章構造を示せるため、知識がない状態からでも導入することが可能です。
markdownを使用することによって読む側が見やすくなることはもちろん、書く側も大きなストレスなくルールを理解できると思います。
メリット3つ目は、資料の骨子をmarkdown記法で作成すれば必要に応じて別々の形式に展開できることです。
たとえばWordとPowerPointフォーマットは、Windowsの標準機能では相互に変換できません。しかし骨子をmarkdownで作成すれば内容だけ集中して作業が可能です。レイアウトやスタイルはそれぞれのフォーマットにした際に適用しましょう。
メリット4つ目は、コピーアンドペーストが可能なことです。markdownはHTMLのタグを使用するため、フォントや文字の大きさが変わりません。ほかのサイトからコピーエンドペーストしても、そのまま反映されます。
メリット5つ目が、オフラインでも使用可能なことです。社内ではあまりないかもしれませんが、インターネットがない環境であっても記法さえ知っていれば文章作成が可能です。
デメリットはほとんどありませんが、ルールを覚えるまでは文章作成に少し時間がかかりますHTMLを勉強しようと思うと、markdownの数倍覚えるのに時間がかかると思います。ｍarkdownは比較するとよりルールが簡単だとわかると思います。
markdownを用いた情報共有の2つのポイント
<h2>markdownを用いた情報共有の2つのポイント </h2>
ここからは実際にどのようにmarkdownを用いて文章の作成をするのかご紹介していきます。
markdownのルールを覚える
ポイント1つ目は、markdownのルールを覚えることです。以下で使用頻度が高いものをご紹介します。
段落は空行で一行あけます。改行は行の最後に半角スペースを2つ以上いれます。強調したい文字があれば、「*」で囲みます。emタグになり、ブラウザ上では主にイタリック（斜体）の表示になります。
また、より強調したいものは「**」を使います。2つ使用することで、strongタグになるため、ブラウザ上ではボールド（太字）で表示されます。
次はリストの使い方です。箇条書きのような文章を作成したいときは議事録を作成するときによくあると思います。リストはハイフン、プラス、アスタリスクのいずれかと、半角スペースです。
具体的には「- リスト1」や「+ リスト2」などで表現します。3つある記号はどれを使っても問題ないです。普段から使っている簡単なものを使用すると覚えやすいでしょう。
文章を見るとき、項目が分かれていると、内容が理解しやすいと思います。項目を分ける際に便利な見出しのタグを作成する方法もご紹介します。
「#」が一つでh1タグ、「##」が2つでh2タグとなり6つまで記述できます。「# 見出し」のようなイメージです。あまり使うことはないかもしれませんが、たとえばh5タグを作成したければ「##### 見出し」となります。
「-」、「_」、「*」を3つ以上並べることで水平線を作成することができます。半角スペースを使う場合は「—」と作成します。下線やアスタリスクでも同様に3つ以上並べるだけなので簡単ですね。会議中に話が別の話題になった場合などに便利な表記です。
また、引用を作成したいときは先頭に「>」と半角スペースを入力します。具体的には「> 東京大学」などと使います。リンクなどを入れたい場合は、「[リンク文字列](URL)」です。「[株式会社○○（http:～）]」と書きます。
そのほかにもソースコードなどの記法もあります。しかし見栄えの整った文章作成と、議事録のメモなどを同時並行で作成することは慣れるまでは難しいかもしれません。しかし、上記で紹介した記法を使うだけでも、十分見栄えの整ったドキュメントが作成できます。
markdownのルールを覚える
ポイント2つ目は、書いたものをどこで見るようにするかです。markdownはエディタを限定しないため、書いたものを社内で情報共有する場合は、社員が閲覧できる場所に保存しておきましょう。
ほかのツールやサービスに取り込むことで自動的に任意のスタイルに変換、自由に設定できます。たとえばGoogleドキュメントでmarkdownを作成した場合は、必要に応じてWordなどでダウンロード可能です。
markdownを使えるオススメ情報共有ツール
最後にmarkdownを使えるおすすめの情報共有ツールを２つご紹介します。今回紹介するのはどちらも社内wikiとして使用するものです。
社内wikiは社内の情報を体系的にまとめてWikipediaのような形式で公開できる情報共有ツールです。markdown記述のサポート機能の付いたものもあるので、慣れるまでは2つのどちらかを使ってみましょう。
GROWI.cloud
まず紹介するものが、GROWI.cloudです。GROWI.cloudとは、株式会社WESEEKが開発・運用を行っている、社内wikiやナレッジベースとして活用できる情報共有ツールです。
「ノウハウの蓄積と共有」に最適で、書類作成に強いため、議事録作成などに使用することで、業務効率を改善できます。
GROWI.cloudは、中小企業や大学の研究室まで、さまざまな企業で使用されています。社内の情報共有で使用している企業もあります。複数人で同時編集する機能や、ユーザーの招待・招待の削除もできるため、必要に応じてユーザーの管理などもできます。
NotePM
次に紹介するのがNotePMです。NotePMは株式会社プロジェクト・モードが開発・運営する社内wikiです。大手企業から中小企業まで登録企業は5000社を超えています。強力な検索機能がついていることが特徴です。WordやPDFなどのファイルの中身も全文検索できます。
さらに高機能エディタとテンプレートで、バラバラなフォーマットを標準化できます。矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な画像編集機能もあります。
まとめ
今回は情報共有を効率化することができるmarkdownをご紹介しました。markdownを使用することで、構造化されて見栄えの整った文章を簡単に作成することが可能です。
markdownは対応しているサービスも多く、効率的に情報共有するために最適な記法ということができると思います。
ルールを覚えることも簡単なため、情報共有の効率化に悩んでいる方はぜひ使ってみてはいかがでしょうか。
