ナレッジベースの導入効果を徹底解説!

ナレッジベースの導入効果を徹底解説!

最近「ナレッジベース」という言葉をよく聞くようになりました。このサイトをご覧の皆さまもおそらく「ナレッジベースって何?」「どのような時に使われるの?」など疑問に思われて訪問されてきたのではないかと思います。本サイトではそのような疑問にお答えしながら、導入効果について説明していきたいと思います。

ナレッジベースとは何か?

ナレッジベース(知識ベース)とは、「業務に関する知見」いわゆる企業が独自に蓄積している業務の知識や経験などを集めたデータベースのことです。いわゆる社外秘のノウハウが蓄積されたデータベースと考えるとよいでしょう。基本的に社員全員が閲覧でき、編集や加筆ができます。企業にありがちな「あの人でなければ分からない」的な属人的なものも、ナレッジベースがあれば、情報共有が容易になり、機会損失やトラブルの防止にもつながります。

ナレッジマネジメントとは?

 ナレッジマネジメントとは、社内の業務を通じて得たナレッジを有効に活用できるように管理することです。また、それを生かして企業の競争力を上げる経営手法ともいえます。これまでアナログ的に個人間でのみ共有されてきた知識を社内全体で共有することにより、組織力強化にもつながります。

ナレッジベース活用の導入効果

ナレッジベースを活用することにより、企業にとってさまざまな効果を得ることできます。ここでは、ナレッジベースを活用することによる導入効果について紹介します。

  • 業務の効率化を促進

 ナレッジベースを活用することにより、業務効率化を図ることが出来ます。これまでの事例をもとに書類作成や営業活動を行うことができ業務フローを共通化できるようになるため、過去と同じ作業を繰り返す手間を省けます。転職者や新入社員にとっても業務フローが一目瞭然でわかるため、スムーズに業務に取り組むことが可能となります。

  • スピーディーな情報共有

  ナレッジベースを活用することによりスピーディーな情報共有が可能となります。例え大企業であっても、他部門との情報共有が可能なため、他部門との情報交換、ノウハウの共有、新しいナレッジの発見など、新たな展開にも期待が出来ます。勿論社内における伝達ミスの防止にもつながります。

  • 顧客への対応力向上

企業にとって必要不可欠な顧客(お客様)への対応力の向上にもつながります。社内に過去に蓄積された顧客の意見や要望及びクレームなどをすべて蓄積することで、転職者や新入社員もスムーズに営業に取り掛かることが可能となります。また、顧客対応スキルや顧客満足度の向上につなげることが可能となります。企業に対するイメージや評価の向上も期待できるでしょう。

ナレッジベースを作成する前に意識すること

ナレッジベースを作成する前に、以下の点を意識しておくことが重要です。

  • 導入目的や課題の明確化

> これまでナレッジベースの導入効果に触れてきましたが、やみくもに知識や事例を蓄積してよいわけではありません。何の情報をどのように可視化するかが重要となってきます。その際、ナレッジベースを作成する目的、何の情報をデータベースとして残すか、見せ方、を意識しておくことが必要となります。社内の方に使われないとナレッジベース作成する意味がなくなるため、上記を意識して作成することが必要です。ナレッジベースをどのような形で利用するかは各企業によって様々ですが、ナレッジベースとして利用されることが多いツールとしては、元々保有していたデータベースや文章管理システム、ヘルプデスク、グループウェアなどが多く、今まで利用していたツールとナレッジマネジメントツールを連携させることにより、より効果的なナレッジベースを作成することが可能となります。

また、社内で利用されるためには以下の2点を意識することが重要です。

  • 検索のしやすさ及び見やすさ
  • 編集作業の簡易さ及び運用のしやすさ

ナレッジベースを作成する理由は社内ノウハウの蓄積というよりは社員に使われてこそ意味があります。そのためには、社員に継続的に使用してもらえるように情報の的確さや検索のしやすさ、見やすいシステムが求められます。また、運用面において属人的になってしまっては意味がありません。編集作業の容易さ、誰でもできる運用方法を意識する必要があります。

  GROWI.cloud でできること

  • Markdownでのナレッジベース作成が可能

ナレッジベースを作成するにあたって、文書管理システムが複数にばらけてしまうのは避けたいところです。GROWI.cloudであれば、エンジニアが普段使いなれているMarkdownがベースとなるため、スムーズに業務に取り掛かることが期待できます。

  • コスト削減効果

大企業、ベンチャー問わず昨今は企業における人(社員)の流入が激しくなってきています。利用者数に応じた課金体系だとどうしても人の増減による管理コストが企業側にとって負担となってしまいます。その点、GROWI.cloudであれば、一定のアカウントに応じた課金体系となっていますので、費用面のみならず、管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。

気になった方はぜひGROWI.cloudのサイトも訪問頂けると幸いです。

まとめ

今回はナレッジベースについてご紹介しましたが、当サイトへ訪問される前の疑問点は解決されましたでしょうか。ナレッジベースを採り入れることにより業務効率化のみならず、社内におけるスピーディーな情報共有、顧客提供価値の最大化、など、ナレッジベースは企業の発展のために今後欠かせないシステムとなってくると思われます。社員がスムーズに業務に取り組めることは企業の発展に間違いなく寄与するでしょう。ぜひこの機会にナレッジベースの活用を検討していきましょう。

ここまで読んで頂きありがとうございます。引き続き皆様のお役に立つ情報を発信していきたいと思います。