ナレッジマネジメントを実現するシステムとは?

2021-05-25

近年注目されている経営管理手法の一つであるナレッジマネジメント。

耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

ナレッジマネジメントを一から実現するのは簡単ではありませんが、実現することができれば多くのメリットを得ることができます。

そこで、本記事ではナレッジナレッジマネジメントを実現するシステムについて解説していきます。

ナレッジマネジメントシステムとは

そもそも、ナレッジマネジメントとは、個人やグループが所持している知識やノウハウなどを企業と共有し、活用していく経営管理手法のことです。

日々の業務をこなすうえで、社員には業務に対するノウハウなどが蓄積されていくことになりますが、それが社内全体で共有されず、活用されていないというケースは多く存在します。

そこで、そのような情報を社内全体で共有し蓄積していくことで、創造的な企業活動に繋げていく、ということがナレッジマネジメントの目的になります。

そして、そのナレッジマネジメントを運用してくうえで必要なシステムのことを、ナレッジマネジメントシステムと言います。

ナレッジマネジメントシステム SECIモデル

ナレッジマネジメントシステム導入において頭に入れておきたいのが、ナレッジマネジメントの実現に向けたプロセスとして提唱されているSECIモデルというものです

これは、

  • 共同化(Socialization):組織内の個人、または小グループ内での暗黙知の共有、およびそれを基にした新たな暗黙知の創造
  • 表出化(Externalization):各個人、グループが有する暗黙知を形式知として洗い出す
  • 結合化(Combination):洗い出された形式知を組み合わせ、それを基に新たな知識を創造
  • 内面化(Internalization):新たに想像された知識を組織に広め、新たな暗黙知として習得

という4つの頭文字から名づけられており、

共同化→表出化→結合化→内面化→共同化…

とサイクルを繰り返すことによって、個人の知識を組織的に共有し、より高次の知識を生み出せるとされています。

ちなみに、ここで出てくる「暗黙知」と「形式知」とは、知識の分類の一種で、それぞれ

  • 暗黙知…経験的に使っているが、簡単には説明できない知識
  • 形式知…文章や図、数式によって表すことができる知識

という意味になります。

ノウハウなどはこの暗黙知にあたります。

ナレッジマネジメントシステムを導入するうえでは、このサイクルを回すことのできる環境を構築することが必要不可欠です。

ナレッジマネジメントシステム導入で得られるメリット

ナレッジマネジメントシステムを導入することによって、社内の情報を集約し共有することができるようになります。

すると、業務の中で必要な情報を、社員は蓄積されたナレッジをもとに取得できるため、様々な場面で業務の改善・効率化へと繋がります。

ナレッジマネジメントにおいてはノウハウを共有することも目的の一つとされていますので、業務内容が属人化しやすい営業職などに対しても非常に効果的です。

また、ナレッジを適切に管理・蓄積し、社員がアクセスしやすい環境を築いておくことで、新たなナレッジの取得へと繋がります。

その獲得したナレッジを基に新たなナレッジの創造へと繋がっていくので、社内での好循環が期待できます。

ナレッジマネジメントシステムを導入するうえでの注意点

目的を明確にする

「流行っているから」、「なんか良さそうだから」と漠然とした目的でナレッジマネジメントを運用しようとして失敗してしまう例は多く見かけられます。

それを防ぐためにも、まずはどんな問題を解決しようとしているのか、そしてどんな情報を共有しようとしているのか、という2点を明確にしなければなりません。

目的を明確にすることで、それに最適なシステムを構築することが出来るようになり、ナレッジマネジメントの実現をぐっと近づけることができます。

社内全体に導入の目的を周知する

導入を決定したら、実際にどのように業務に組み込んでいくことになります。

その際に、「なんか面倒くさそうなものを導入したな…」と社員がネガティブな印象を抱いてしまうのは避けたいところです。

ナレッジマネジメントは個人の持つ知的財産を社内全体に共有し、活用することを目的の一つとしているため、社員に積極的に使ってもらわなければ元も子もありません。

そのためにも、目的について社内全体に周知し、現場目線で導入するシステムを決定するようにしましょう。

従業員のITリテラシーに適したツールを導入する

ナレッジマネジメントシステムでは、SECIモデルが基礎になるため、先述した4つのサイクルを繰り返していくことになります。このサイクルをうまく繰り返すためには、ナレッジマネジメントツールの利用が必要不可欠です。

そこで、注意しておきたいのが、社員のITリテラシーです。

日頃からPCをあまり利用しない職種の人たちに、ある程度のPCスキルが必要とされるツールを渡しても、効果的な運用は期待できません。

一言にナレッジマネジメントツールといっても、多種多様なものがありますので、検討しているツールがどの層をメインターゲットとしており、どのようなシーンでの利用を想定しているかを確認しておきましょう。

ナレッジマネジメントシステムとして GROWI.cloud

ナレッジマネジメントシステムにはナレッジマネジメントツールの利用が必要不可欠とお話させていただきましたが、ここではその具体的なツールについてご紹介したいと思います。

それが、当社で開発・運営を行っているGROWI.cloudというサービスです。

GROWI.cloudは社内wiki型のナレッジマネジメントツールであり、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化を目的としている皆様には最適のツールです。

また、テキストやファイル情報の共有だけでなく、 図表の作成もグラフィカルに可能となっており、1つのツールでシステム設計書や業務フローなどの作成・共有も行うことができます。

もちろん、PC、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスで利用可能です。

その為、ナレッジマネジメント実現へ向けた非常に強力なツールとなっています。

まとめ

いかがでしたか。

本記事ではナレッジマネジメントシステムについて解説しました。

ナレッジマネジメントの実現は簡単ではありませんが、コツを押さえ運用していくことが出来れば、その実現は可能です。

ナレッジマネジメントの実現に向け、本記事が少しでもお役に立てれば幸いです。