ナレッジマネジメントツールを比較する上でのポイント

近年注目されている経営管理手法の一つであるナレッジマネジメント。

その実現は決して簡単ではないため、ナレッジマネジメントの実現に特化したツールを導入することが効果的な対策の一つです。

ツールの導入と言っても大半のものは費用が発生するため、今最も必要としているツールを見極めなければ最大限の費用対効果を得ることができません。

そこで、本記事ではナレッジマネジメントツール導入に向け、比較する上で押さえておきたいポイントについて解説していきます。

ナレッジマネジメントツールの比較ポイント

費用

ナレッジマネジメントツールの課金体系には大きくわけて

  • 1ユーザーごとに料金が発生する従量課金制
  • 契約したプラン内容で料金が発生する定額課金制

の二つのタイプがあります。

定額課金制の場合、プランごとに作成できるユーザー数が決まっており、その枠で運用していくことになります。

それぞれの課金体系のおおよそのメリットとデメリットは以下の通りです。

従量課金制定額課金制
メリット・ユーザーが少数の場合、低額で利用可能
・契約したプラン内の決められた人数内なら、ユーザーの増減を気にせず利用可能
デメリット・人数が増えるたびに料金が発生
・利用しなくなったユーザーアカウント等の管理コスト高
・利用したい人数とプランの上限ユーザー数の乖離の程度により、一人当たりの料金が割高になってしまう場合有
・管理コスト安

また、サービスによっては各種オプションが提供されており、柔軟にカスタマイズ可能となっています。

利用人数や利用ユーザーが今後どの程度増減するのかを踏まえ、自社に合った体系のものを選ぶと良いでしょう。

自社の利用用途

単にナレッジマネジメントルーツと言っても、社内情報やファイルの交換に特化した社内wikiや、社内の交流や上層部との共有理念などの共有を目的とした社内SNSなどがあり、その種類は様々で得意不得意な分野も分かれています。

その為、Google検索で「ナレッジマネジメントツール」と検索して上位に出てきたものを安易に導入するだけでは、効果的な運用は見込めません。

まずは自社がどのような問題をナレッジマネジメントによって解決しようとしているのかということを念頭に置くようにしましょう。

もちろん、異なる種類のツールを複数導入することより、得意不得意な部分をお互いに補うことになるので相乗効果も期待できます。

対応デバイス

オフィスではパソコンの利用が基本的になりますが、移動中や外部でも利用したいシーンが出てくるでしょう。

その場合は、スマートフォンやタブレット端末で利用するが大抵の場合です。

これらのデバイスに対応したツールを導入することで、社員がいつでもどこでもアクセスできるようになり、ナレッジの蓄積、活用がより期待できるようになります。

社員のITリテラシーに合わせたものを導入する

そもそも、ナレッジマネジメントツールを導入したならば、社員に積極的に使ってもらわなければなりません。そこで、従業員のITリテラシーについても注意しておきましょう。

日頃からPCをあまり利用しない職種の人たちに、ある程度のPCスキルが必要とされるツールを渡しても、効果的な運用は期待できません。

導入するツールがどの層をメインターゲットとしており、どのようなシーンでの利用を想定しているかを確認しておきましょう。

おすすめナレッジマネジメントツール GROWI.cloud

ここまで、ナレッジマネジメントツールの比較ポイントについて解説してきました。

本章では、具体的なおすすめナレッジマネジメントツールについて紹介したいと思います。

それが、弊社で開発・運用を行っているGROWI.cloudというサービスです。

GROWI.cloud社内wikiと呼ばれるナレッジマネジメントツールであり、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化を目的としている皆様には最適のツールです。

GROWI.cloudの特徴として、1プラン内で複数アプリを作成可能となっています。その為、部署ごとに独立したアプリを利用するなど、柔軟な利用方法が可能です。この点に関して詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

もちろん、PC、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスで利用可能です。

その為、ナレッジマネジメントを運用していくうえで非常に強力なツールとなっています。

まとめ

いかがでしたか?

本記事ではナレッジマネジメントツールを比較するうえでのポイントについて解説していきました。

本記事がナレッジマネジメントツール導入にあたり、少しでもお役に立てたなら幸いです。