SharePointで社内Wikiは作れる?!作り方、メリット・デメリット等を解説します

2024-04-08

SharePointはMicrosoftが提供するクラウド上の組織用のストレージサービスです。

その特徴としては情報共有やファイル共有が容易である事です。

そのためSharePointを社内Wikiとして利用したいと考えている人もいることでしょう。

本記事ではSharePointによる社内Wikiの作り方、メリット・デメリットについて解説していきます。

SharePointで社内Wikiを作ることはできる?

結論から述べると、SharePointで社内Wikiを作ることは可能です。

しかしそこには注意点もあることを知っておいて欲しいです。

その注意点は以下で述べるとして、まずSharePointでの社内Wikiの作り方を見ていきましょう。

また弊社のブログ記事ではSharePoint以外でも、無料で社内wikiを作る方法をご紹介しているので、ご興味があればぜひ覗いてみてくださいね。

SharePointを使った社内Wikiの作り方

1.左側のサイドバー、もしくはトップページにある「サイトの作成」からチームサイトを作成する。

2.サイトを作成したらサイドバーにある「ページ(Pages)」から、「+新規」にある「Wikiページ」をクリックする。

3.「新しいページ名」にページ名を入力し、右側の作成ボタンをクリックする。

4.以上の手順を踏むことでWikiページを作成することができます。

SharePointの活用事例

ここまでSharePointを使った社内Wikiの作り方を説明していきましたが、他社ではどのようにうまくSharePointを取り扱っているか気になることでしょう。

ここでは他社の代表的活用事例を二つ紹介します。

1.あらゆるデータを管理

「中小企業のITアドバイザー」としてサービスを提供している浅間商事株式会社は従来、自社のファイルサーバーにデータを保管して管理をしていましたが、金銭的コストや人的コストの課題を持っていました。

そこでSharePointの導入によってクラウド上にデータを保存することにより、大幅なコストと管理の手間が削減でき、業務効率化に成功した事例です。

出典:浅間商事株式会社の事例

2.社内ポータルとして活用

世界で約40,000人程度の従業員数を誇るグローバルカンパニーであるOmronでは、営業本部のナレッジ共有において数年以上前に導入した古いツールを混在利用していました。

そのため長年、エリア・部門・プロジェクトごとに情報が散在し、ナレッジが埋もれてしまうという課題がありました。

しかしSharePointを導入することにより、営業に必要な情報や人物を管理することができ、情報を調べる時間が少なくなった結果、本来の業務に費やす時間が増え、効率化に成功した事例です。

出典:Omron株式会社の事例

SharePointで社内Wikiを作るメリット

続いてSharePointで社内Wikiを作るメリットについて解説していきます。

他のOfficeツールと連携させることができる

まずなんといっても他のOfficeツールと連携できることが最大のメリットでしょう。

SharePoint上で、WordやExcelファイルを共有することができます。

また共有後も直接編集することができたり、複数人で同時編集することも可能です。

編集するのに特別な知識が不要

SharePoint上で編集する際、HTMLやCSS等特殊なプログラミング知識は不要であることも特徴です。

Wordのように編集することができるので、Officeツールを使い慣れている人にとっては操作がしやすいことでしょう。

機能の種類が豊富

SharePointにはコメントやいいね機能が搭載されており、誰がコメントやいいねをしたのかがわかるので情報共有が容易です。

また豊富なテンプレートが搭載されており、そのテンプレートを活用して情報を共有するのが可能なのも特徴です。

SharePointで社内Wikiを作るデメリット

ここまでSharePointで社内Wikiを作るメリットを述べてきましたが、次にデメリットについて解説していきます。

独特の設定方法が難しい

既存のテンプレートではなく、独自のテンプレートを利用したい場合既存のテンプレートをカスタマイズするか、一からテンプレートを制作する必要があります。

また現在SharePointの多くの人が利用している初期設定のモダンUIは、HTML、CSS、Javascriptを用いて編集することが不可能になっており、デザインの編集による制約も多いというデメリットがあります。

テンプレートの構築者がWebデザインにあまり詳しくない場合、コンテンツ配置やデザイン等が微妙なテンプレートが出来上がってしまい、結果SharePointを社内の人が使いづらいと感じる可能性があります。

機能が多すぎて使いこなせない

SharePointは非常に多くの機能があり自由性が高く、初めて操作する人にとっては何をどう操作すればよいのかわからないことでしょう。

また学生がよく使うWord・Excelに比べてSharePointは企業に入社してから初めて使う人が多いと考えられるので教育コストが比較的かかってしまうということも考えられます。

表示速度が遅い

動作やファイル表示が遅いという意見がSNS上で多く見受けられました。

実際利用してみると後で紹介するGROWI.cloudに比べて、少し遅いと感じられる場面がありました。

検索がしづらく、精度も高くない

初期設定では検索範囲がテナント全体の全ファイル・ページであるためこのままでは検索の精度があまり高くない状態のままです。

そのため検索対象をクエリで絞って検索する、プロパティを使用する等工夫が必要でありハードルが少々高いことが難点です。

社内Wikiを作るならGROWI.cloud

ここまでSharePointについて解説してきましたが、最後にGROWI.cloudを紹介して終わりたいと思います。

GROWI.cloudのトップページ

GROWI.cloudは弊社WESEEKが開発した社内Wikiツールで、強力な編集機能が備えられており、テキストも図表も書くことが出来ます。

また多人数でリアルタイム同時編集ができて動作も軽く、編集履歴の自動保存や過去の作成履歴の閲覧も可能です。

アップロードしたファイルは、ページ全文検索やタグ検索によって見つけやすく、さらに管理者向け機能も搭載しています。

さらにユーザーグループ機能で情報の公開範囲を自由に指定することや、閲覧権限の設定などもできるため、チーム拡大の際にも迅速に対応できます。

料金は月額固定制で、月額6,050円(税込)〜で利用できます。

社内wikiの導入を検討されている方は、ぜひチェックしてみてくださいね。

おまけですが、弊社のブログ記事では

もご紹介しているので、ご興味あればぜひ読んでみてくださいね。