共有フォルダの整理におすすめなツール社内wikiとは?

社内wikiとは?

最近テレワークでの仕事が増え、直接会っていた頃より仕事上のコミュニケーションが取りづらくなり情報やナレッジの共有も上手くできないことにお悩みの方はいらっしゃるのではないでしょうか?

そんなテレワーク環境での情報やナレッジの共有でお悩みの方におすすめなツールが社内wikiです。

社内wikiとは、社内用Wikipedia(ウィキペディア)が名前の由来となっている通り会社専用の情報・ナレッジ事典を構築し活用することを目的にしたツールです。

これまで、人に聞かないと行けなかった情報やナレッジを社内wikiに残すことで属人化を防ぎスムーズな業務遂行に役立つツールとなっています。

共有フォルダ作成してはいるものの情報やナレッジの管理や共有に課題を感じている方もぜひご覧ください。

この記事では、社内wikiの特徴と運用上の注意点について解説します。

社内wikiの特徴

ここからは、以下3つの社内wikiの特徴について解説します。

  1. ページごとに情報を管理し階層構造になっているツールが多い
  2. ページの検索ができる
  3. チャットツールと連携しているツールもある

ページごとに情報を管理し階層構造になっているツールが多い

社内wikiではページごとに情報を管理し階層構造になっているツールが多いです。

この階層構造により、以下のように情報の管理を実現できます。

階層構造の例

- ○○部
    - 「会議議事録」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
    - 「会議資料」
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このように社内wikiを活用すればフォルダ管理していたファイルたちもより管理しやすくなります。

ページの検索ができる

社内wikiでは情報やナレッジを管理するのみならず、ページを検索にかけて情報やナレッジに素早くアクセスできるようにするという役割も持っています。

この役割があることで業務遂行上、支障になりがちな情報やナレッジが属人化することを防いでくれます。

チャットツールと連携しているツールもある

社内wikiではSlack(スラック)のようなチャットツールと連携できるツールもあります。

チャットツールと連携と、社内wikiでページの作成や更新が行われた際に特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定することができ、情報やナレッジの共有がよりしやすくなるほか、重要な情報の伝達漏れを発生しにくくする効果もあります。

社内wiki運用での注意点

ここからは、社内wikiを運用していく上での注意点について解説します。

主な注意点は以下の2つです。

  1. 継続的に活用される仕組み作りが必要
  2. 運用ルールが必要

継続的に活用される仕組み作りが必要

社内wikiは継続的に活用されることで、情報やナレッジが豊富に蓄積され利用価値が高まるツールとなっております。

そのため後に紹介する運用ルールを設けたり、有用なナレッジを多く社内wikiに残している従業員への人事評価を上げたり等の仕組み作りが必要となります。

運用ルールが必要

上記でも解説したように、社内wiki運用上のルールを設けることで継続的に活用されることにもつながります。

例えば、「議事録や会議資料、報告書は社内wikiで作成する」のように日頃ドキュメント作成している部分を社内wikiに置き換えるルールを設けることで、社内wikiの活用を習慣化することにつながります。

また、社内wikiは基本的には誰もが自由にページの作成や更新・削除ができるツールですが、その行為の権限を特定の範囲の従業員に付与することで社内でも安全に情報共有を行うことができるようになります。

まとめ

いかがでしたか?

社内wikiはテレワーク環境でも、スムーズな情報・ナレッジの共有を実現してくれるツールとなっています。

リモートでの情報やナレッジの共有に課題を感じている方、共有フォルダの整理にお悩みの方はぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?