ナレッジマネジメントの活用事例を紹介|ノウハウを管理し業務効率化

近年注目されている経営手法の一つであるナレッジマネジメント。

本記事ではナレッジマネジメントの活用事例をご紹介し、その効果や導入に至った経緯などについて解説していきたいと思います。

ナレッジマネジメントを行ううえでのメリット

ナレッジマネジメントとは、個人やグループが所持している知識やノウハウなどを企業と共有し、活用していく経営管理手法のことです。

つまり、日々の業務の中で蓄積されていくノウハウなどを社内で共有・蓄積することによって活用することで創造的な企業活動につなげていく、ということがナレッジマネジメントの目的になります。

では、ナレッジマネジメントを行うことで、どのようなメリットを得ることができるのでしょうか。

属人化の防止  

属人化とは、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方など、当人以外が分からなくなってしまう状態のことを指します。

もしもその社員が休んだり退職してしまった場合、その業務を進めることができなくなってしまうため、非常にリスクの高い状態です。

しかし、ナレッジマネジメントを適切に行っておくことによって情報が可視化されるため、他の社員が代行することが可能となり、リスクの回避につながります。

業務の改善、効率化  

業務全般に関するナレッジを蓄積しておくことによって、業務の効率化につながります。

業務をこなすうえで生じた疑問が些細なことや繰り返しのことなど、質問するのが少しはばかられる内容だとしてもデータを参照し解消することができるため、業務の改善へとつながります。

また、対応する側の負担が減る点もメリットです。

新たなナレッジの取得  

ナレッジを適切に管理・蓄積し、社員がアクセスしやすい環境を築いておくことで、新たなナレッジの取得へと繋がります。

その獲得したナレッジを基に新たなナレッジの創造へと繋がっていくので、社内での好循環を期待できます。

ナレッジマネジメントの活用事例

いざ、ナレッジマネジメントを実現しようと思っても、一からそれを成し遂げるのは困難です。

そこで、ナレッジマネジメントツールを導入することで、その実現をより近づけることができます。

本章ではナレッジマネジメントツールを導入することによって、ナレッジマネジメントを実現することができた事例について見ていきたいと思います。

株式会社HIKKY(VR法人HIKKY)様

株式会社HIKKY様は、VR/AR領域において大型イベントの企画・制作・宣伝、パートナー企業との合同新規事業開発を主業務としています。

ツールを導入する以前は、社内情報をGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントでまとめていたそうです。

しかし、googleスプレッドシートは画像の取り扱いが弱い点や、googleドライブでは情報やノウハウが散らばってしまう点が要因の一部となり、「社内にノウハウがまとめられるものが必要だ」という声が上がりました。

これをキッカケにツールの導入に至っています。

結果として、ちらばっていた情報やノウハウの集約に成功し、円滑に業務を行うことが可能になったと言います。

詳しくはこちらのインタビュー記事にまとめられていますので、気になる方はご参照ください。

今回の活用事例のポイント

今回の活用事例でナレッジマネジメントを成功することができたポイントをして、以下の二つを挙げることができます。

  1. ナレッジマネジメントツールを適切に運用できている
  2. マネジメントツールを社内で統一することによって、スムーズな情報共有を可能としている

それぞれのポイントについて解説していきたいと思います。

ナレッジマネジメントツールを適切に運用できている

ナレッジマネジメントを実現するためにナレッジマネジメントツールを導入することは、非常に効果的な施策の一つです。

今回の活用事例でも、ツール導入することによって、それまでは散らばっていた情報を集約することに成功しています。

しかし、

「ナレッジマネジメントツールを導入することによって、情報の集約に成功した」

この一見あたりまえの事象の中には大きな落とし穴が存在します。

それは、ナレッジマネジメントツールを運用する仕組みが構築されているかということです。

実際に、ナレッジマネジメントの成功事例ではなく失敗事例を見てみると、ナレッジマネジメント実現のためにツールを導入したが、そのツールを運用する仕組みが不十分だったため、システムが活用されることがなく失敗に終わってしまった、という事例が散見されます。

ナレッジマネジメントを実現するためにはツールの導入だけでは不十分であり、そのツールを運用していく仕組み作りが社内で必要なのです。

マネジメントツールを社内で統一することによって、スムーズな情報共有を可能としている

ナレッジマネジメントを実現するうえでの最重要ポイントともいえるのが、社員が蓄積されたナレッジにアクセスしやすい環境を整えることです。

これは、ナレッジマネジメントは個人の持つノウハウなどを社内全体で共有し活用することを目的としているので、そもそも社員にナレッジを蓄積しているツールをしてもらわなければならないからです。

その為、部署やプロジェクトごとに利用しているツールが異なってしまうと、プロジェクト間の情報共有が停滞してしまい、社内全体でナレッジマネジメントを実現することができなくなってしまいます。

今回紹介した事例でも社内全体で利用ツールを統一したことにより、プロジェクトや人の関係なく、スムーズな情報共有を可能としています。

また、ツールを統一するその他のメリットとして、管理コストの削減もインタビュー記事では取り上げられています。

ナレッジマネジメントツール GROWI.cloud

さて、今回紹介した事例で活用されていたツールが、弊社で開発・運用をしているGROWI.cloudです。

GROWI.cloud社内wikiと呼ばれるナレッジマネジメントツールであり、社内の情報共有を円滑にすることを目的として開発されています。

テキストやファイル情報の共有だけでなく、 図表の作成もグラフィカルに可能となっており、1つのツールでシステム設計書や業務フローなどの作成・共有も行うことができます。

また、多人数でのリアルタイム編集にも対応しており、今流行のテレワークの議事録など、様々なビジネスシーンで利用可能です。

まとめ

いかがでしたか?

本記事ではナレッジマネジメントの活用事例について見てきました。

ナレッジマネジメントを一から行うことは大変ですが、適切に運用していくことができれば、多くのメリットを得ることができます。

ですので、ナレッジマネジメントの実現へ向け動き出してみてはいかがでしょうか。

本記事がそのお役に立てれば幸いです。