ナレッジベースの正しい使い方

ナレッジベースとは

ナレッジベースは知識をデータベース化し、集合させたものを指します。

ナレッジベースは社外・社内の情報の垣根はないため、顧客情報のテキストマイニングやビッグデータ解析などもナレッジベースとなりますし、社内wikiなどの社内情報を共有するツールもナレッジベースと言われています。

今回はナレッジベースを社内情報共有ツールとして利用される際の正しい使い方を記載します。

情報は隠さず共有する

ナレッジベースは、情報を共有し、蓄積していくツールです。
利用用途としては以下の用途があります。

  • 営業対応マニュアル
  • 顧客対応マニュアル
  • 社内日報

上記の通り、利用用途は共有すべき情報ばかりなので、隠さず共有していかなければ、ナレッジベースを導入した意味はありません。

また情報を隠す方がいれば、役職に関係なく、しっかり公開して共有する必要がある旨を伝える必要があります。
基本的に誰かが隠すと、それが波及しいろいろな社員が情報を隠し始めますので、情報を隠している社員が発生しだい、管理者が公開するよう伝え、公開するルールを浸透させましょう。

また、その為にナレッジベースの専任担当を設定する事もご検討ください。

書きかけの情報は、タイトルに記載する

前述した通り、記載する情報は公開して、共有する必要があります。社員の方によっては、下書きの情報を公開するのを嫌がる方もいますが、下書き状態でも情報は公開すべきです。

その為に、下書き状態である場合は、タイトルに【下書き】、【WIP】などを記載すれば良いでしょう。
また、下書き状態の場合で他の社員からコメントが発生すると、1つ1つ反映しなければならず、作成者のモチベーションも低下するので、下書き状態の情報は極力、閲覧は問題ないが、コメントなどは差し控えるなどルールの設定も必要でしょう。

段落や太字など正しく利用する

情報は分かりやすく、共有しなければ、他の方も閲覧しなくなりますので、分かりやすい文章を書く事が必要です。
その為に、会社側でテンプレートを設定し共有したり、情報を記載する際の注意点を共有すれば利用が促進されます。

そうは言っても、テンプレート化し辛い文章だったり、手間の問題があるので、最低限社内には段落や太字などの利用を伝達すればいいでしょう。

以下から弊社が開発するナレッジベースの社内wiki GROWI.cloudの紹介を行います。

社内wikiのGROWI.cloudの紹介

GROWI.cloudWESEEKが開発した
社内wikiツールです。

プライベートクラウドなどのオンプレ環境にも対応可能で
GROWI.cloudは以下のような特徴があり、中小〜大手企業まで幅広く導入をいただいています。

GROWI.cloudの特徴

  1. 多人数同時編集・リアルタイム編集可
  2. マークダウン形式・図表やテーブル表記など自由自在に編集
  3. 変更履歴を自動記録し、過去の編集履歴も確認可
  4. 特定ユーザーに管理者権限の付与、ユーザーグループごとのページの閲覧権限が可能
  5. 月額固定制
  6. LDAP/OAuth/SAMLを利用して、効率的なユーザー管理を行う事が可能
  7. 多彩なバックアップ制度

特に操作画面上で、テキストではなく、図表やテーブル形式の変種も可能である点、多人数同時編集、月額固定制の部分は多くの企業から好評をいただいています。

GROWI.cloudの導入事例

開示可能な導入事例は以下になります。

上記を含めて様々な大手・中小企業が利用されています。

まとめ

上記で解説したとおり、ナレッジベースは正しい利用をしなければ、文化として情報共有が根付きませんので、
しっかりルールを設定し、社内の利用を促進していただきたいです。