Excelで社内Wikiは作れるのか？!作り方、メリット・デメリット等を解説します！
ExcelはMicrosoftが提供する表計算ソフトです。
その特徴としてはデータの整理、分析が得意ということが挙げられます。
そのため、Excelを社内Wikiとして利用したいと考えている人もいることでしょう。
本記事ではExcelによる社内Wikiの作り方、メリット・デメリット、作成する上での注意点について解説しています。
なお、「社内Wikiって何だろう？」という方がいらっしゃれば、社内Wikiとは？を一度ご覧ください。
また、本記事で紹介する内容は、Googleが提供している表計算ソフト「Googleスプレッドシート」にも大部分が当てはまります。
Contents
Excelで社内Wikiを作ることはできる？
結論から述べると、Excelで社内Wikiを作ることは可能です。
しかし、本来Excelは表計算ソフトであるため、情報共有に特化したツールではないことに注意する必要があります。
ただし、注意点やポイントを押さえることができれば、Excelでも社内Wikiを作成することができます。
それでは、これらの点を考慮したExcelでの社内Wikiの作り方を見ていきましょう。
なお、他のブログ記事では社内Wikiのおすすめ16選をご紹介しているので、Excel以外でも社内Wikiを作れるツールが気になるという方は、ぜひそちらをお読みください。
Excelを使った社内Wikiの作り方
1.情報を管理する上で必要な指標をExcelにベタ打ちする
2.「ホーム」＞「罫線」＞「格子」から罫線を設定し、一覧を見やすくする
3.次に、見出しを分類してより扱いやすくするために、「ホーム」＞「テーブルとして書式設定」から任意のテーマを選択する
その際、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れることを忘れないでください
4.以上の手順を踏むことで、Wikiページを作成することができます
上記で示した作成方法はあくまでも一例であり、他にも複数タブを活用する方法や別ファイルを活用する方法など、作成・運用方法は多岐にわたります。
Excelで社内Wikiを作るメリット
続いて、Excelで社内Wikiを作るメリットについて解説していきます。
表計算機能が充実している
Excelには様々な関数があり、基本的な表計算機能は揃っています。
例えばカウントアップなどは、初心者でも容易に計算することが可能です。
また、マクロ機能により繰り返し行う作業を自動化することもできます。
導入にコストがかからない
ExcelはOffice365などを契約していて、既にPCに入っているという方は多いと思います。
そのため、導入に時間的・金銭的コストがかからず、手軽に利用できるのは何よりのメリットでしょう。
ツールの教育にかかる手間を削減できる
Excelは広く普及されているツールであり、多くの企業で業務に使用されています。
そのため、ツールの使用方法を教育する手間を削減できるのもメリットと言えるでしょう。
Excelで社内Wikiを作るデメリット
ここまでExcelで社内Wikiを作るメリットについて解説しましたが、次にデメリットについて解説していきます。
社内で浸透しづらい
先ほども述べたように、Excelは本来表計算ソフトであり、社内Wikiとしての利用に特化したツールではありません。
また、基本的には新しいツールを導入する場合、注目も集まりやすく、体制の変化を実感しやすいためツールが浸透しやすい傾向にあります。
しかしExcelの場合、既に備わっているツールを使用するため、組織にツールが浸透しづらいです。
そのため、Excelを社内Wikiとして利用するのはハードルが高いでしょう。
セキュリティ面の対策が煩雑
社内Wikiで共有する情報は、外部に漏れてはいけない情報を取り扱うことが多いためセキュリティ面には気を付けなければなりません。
そのため、新しいExcelファイルを作成するたびにパスワードを設定したり、特定の人物に閲覧・編集権限を与える必要があります。
ファイルが損失・破損する可能性がある
Excelで社内Wikiを作成する場合、データ量が多くなり処理が追いつかなくなると不具合が発生して破損する可能性があります。
また、誰かが誤ってファイルを削除・上書きすることで、ファイルが損失する可能性もあります。
Excelで社内Wikiを作る際の注意点
ここまでExcelによる社内Wikiの作り方、メリット・デメリットについて解説していきました。
次に、Excelでの情報共有を成功するためのポイントを抑えていきましょう。
予め運用ルールを決めておく
Excelは本来、社内Wikiとして利用することを想定されていないため、運用ルールはあらかじめ決めておく必要があります。
例えば「情報を更新したら社内の人に知らせる」「ファイル名の作成方法をマニュアル化する」などのルールを設定すると良いでしょう。
使いやすいフォーマットを作成しておく
使いづらいツールは導入しても、社内に浸透しない可能性があります。
そのため、フォーマットはシンプルで書き込みやすい形式を作成しておくことを推奨します。
社内Wikiを作るならGROWI.cloud
ここまで、Excelを利用した社内Wikiについて解説していきました。
なお、社内Wikiを作成するのに一番おすすめのツールは社内Wikiツールというものになります。
そんな社内Wikiツールの一つ、GROWI.cloudを紹介して終わりたいと思います。
GROWI.cloudは弊社WESEEKが開発した社内Wikiツールです。
多人数でリアルタイム同時編集ができて動作も軽く、編集履歴の自動保存や過去の作成履歴の閲覧も可能です。
またアップロードしたファイルは、ページ全文検索やタグ検索によって見つけやすく、さらに管理者向け機能も搭載しています。
さらにユーザーグループ機能で情報の公開範囲を自由に指定することや、閲覧権限の設定などもできるため、チーム拡大の際にも迅速に対応できます。
料金は月額固定制で、月額6,050円（税込）〜で利用できます。
社内Wikiについて興味を持たれた方は、ぜひGROWI.cloudをチェックしてみてください。
おまけですが、弊社のブログ記事では
もご紹介しているので、ご興味あればぜひ読んでみてください。
