社内wikiを簡単に作る方法：ツール選びや作り方のコツを解説！

「社内wikiを作成してみたいけれど、どのように作成すればいいのかわからない」という方は多いと思います。

また、「そもそも社内wikiを作成するために、どのようなものが必要なのか」についても疑問を持つ方もいることでしょう。

本記事では、そのような方のために社内wikiを作る際に必要なものや作成する手順、活用方法などを解説していきます。

社内wikiを作る際に必要なもの

まずは、社内wikiを作成する際に必要なものを解説していきます。

なお、このセクションはまだ社内wikiを導入していない方向けの解説記事となりますので、既に社内wikiを導入している方は次の「社内wikiを作成する手順」セクションからお読みください。

社内wikiツール

社内wikiを作成するために一番おすすめなのは社内wikiツールです。

社内wikiツールは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれに仕組みやメリット・デメリットに違いがあります。

クラウド型は、インターネットを介してベンダーが提供するサービスを利用する仕組みであり、導入コストを抑えられてすぐに運用できる傾向が強い反面、自社に合わせたカスタマイズは難しいという特徴があります。

オンプレミス型は、システムを購入し自社内で管理・運用するという仕組みであり、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズが可能である反面、システムトラブルやアップデートなどは自社で対応する必要があるという特徴があります。

さらに詳しく知りたい方は、社内wikiをクラウドやオンプレミスで作成する場合の解説記事がございますので、ぜひ読んでみてください。

社内wikiと同じような運用が可能なツール

上記で述べた社内wikiツールを使わなくても、使い方次第では社内wikiと同じように利用できるツールがあります。

そのようなツールの代表的ツールとして

  • SharePoint
  • OneNote
  • WordPress
  • Googleサイト

が挙げられます。

それぞれのツールの詳しい社内wikiの作り方は

からご覧下さい。

※なお以前はTeamsにwiki機能が存在していたので、Teamsでも社内wikiを作成することは可能でしたが2024年1月に完全に廃止されました。

そのため現在は社内wikiを作成することはできないので注意する必要があります。

以下はMicrosoft公式ホームページによる引用文です。

この時点から、Wiki タブも Wiki アプリにも Teams を介してアクセスできなくなります。 ユーザーは Wiki をエクスポートできなくなります。 ただし、ユーザーは引き続き SharePoint から Wiki ファイルをダウンロードできます。

出典：Microsoft公式ホームページ

社内wikiを作成する手順

それでは、社内wikiを実際に作成する手順について解説していきます。

社内にあるナレッジをかき集める

まずは、社内にあるナレッジを集める必要があります。

おそらくこの記事をお読みの方々は、社内のナレッジを複数のExcelやスプレッドシートなどで管理しており、一つの場所に集まっていないことが多いでしょう。

この作業は時間がかかるかもしれませんが、後の作業のためになるべく多くのナレッジを集めておくと、精度の高い社内wikiを作成することができます。

ナレッジ全体を見て大まかなカテゴリやタグを決める

続いて、かき集めたナレッジ全体を見て大まかに分類していきます。

集めたナレッジはある程度グループ化できるので、それをカテゴリとして分類し、カテゴリの中でもある程度グループ化できるので、さらに細かく分類していきます。

この時、階層構造を利用してナレッジを分類したり、タグ付けによってナレッジを分類するなど、ツールによって様々な管理方法があるので事前に確認しておくとよいでしょう。

なお、後ほど紹介するGROWI.cloudは、階層構造を利用してナレッジを体系的に管理しています。

ナレッジをカテゴリやタグで分類しながらアップロードしていく

次に、ナレッジ全体を見て大まかに分類したカテゴリやタグをもとに、社内wikiにアップロードしていきます。

この時、上記で決めたカテゴリやタグだけではうまく分類できないかもしれません。

その場合は、適宜カテゴリやタグを追加したり削除したりして、整理していきましょう。

該当するナレッジが見つかるか確かめる

最後に、ナレッジを社内wikiにアップロードしたら欲しい情報を簡単に見つけられるか確かめるといいでしょう。

そうすることで次回以降、そのナレッジを見つける際に時間をかけずに探し出すことができます。

弊社WESEEKの作成事例

ここで、弊社WESEEKが提供している社内wikiツール、GROWIでの社内wiki作成方法について紹介していきます。

また、以下で示す作成事例はGROWIのオープンソース版のデモで実演していますので、興味を持たれた方はぜひ実際に操作してみてください。

大まかなカテゴリを決めてページを作成する

まずは、大まかなカテゴリを決めてページを作成します。

以下の例では、ページを新規作成するためにTest pagesの左上にある「鉛筆アイコン」を押し、ページの編集画面を表示させます。

次に、編集画面の左上入力欄から、任意のページ名を入力します。（ここでは企画部とした）

ここで、GROWIの機能の一部である「lsx 機能」を用いて「$lsx」と入力すると、配下ページが可視化されてわかりやすくなります。

なお、GROWIの「lsx 機能」や他の機能について詳しく知りたい方は、GROWIのユーザーズガイドをご覧ください。

そして右下にある「更新」を押して、ページ作成を完了させます。

さらにその下の配下ページにもカテゴリを作成する

次に、より細かくカテゴリを決めて分類していきましょう。

以下の例では上記と同じようにして、企画部の配下に新たに議事録のページを作成しました。

更に、議事録の配下に2024年のページを作成しました。

この時、上側を見てみると企画部ページの配下に議事録ページが存在し、その配下に2024年ページが存在することが確認できます。

情報が体系的にまとめられているか確認する

ある程度、カテゴリを作成したら今までのカテゴリが体系的にまとめられているか確認してみましょう。

以下の例では、企画部のページを見ると、今まで作成したページが階層構造になっていることが「lsx 機能」によって可視化できていることが確認できます。

また、更に階層構造を作成して、より細かく分類することも可能になります。

以下の例では、2024年の配下に1月というカテゴリを作成しています。

必要に応じてタグ付けを行う

以上見てきたように、GROWIは階層構造によって情報が体系的にまとめられるので、基本的にタグ付けを行わなくても綺麗にナレッジを整理することができます。

タグ付けを行いたい場合は、編集画面の右上からタグ付けを行うことができます。(ここでは月次とした）

また、タグ付けしたページは画面左側のサイドバーにあるタグ一覧から見ることができます。

社内wikiの活用方法

次に、社内wikiが一体どのように活用されているのか事例を見ていきましょう。

業務マニュアル

業務マニュアルを社内wikiにまとめておくことで、常に業務内容や手順をスムーズに参照することができます。

業務の変更があった場合、新入社員が入社した場合、または業務の引き継ぎが発生した場合でも、迅速に変更や共有を行うことができます。

議事録

議事録を社内wikiにまとめておくことで、会議の参加者以外の人物もいつでも議事録を参照できるようになります。

企画書

企画書を社内wikiにまとめておくことで、企画書に対するコメントや提案を一つの場所で行うことができます。

日報

日報を社内wikiにまとめておくことで、他の社員や上司の業務の進捗状況を簡単に把握することができます。

社内のお知らせ

社内のお知らせを社内wikiのトップページにまとめておくことで、最新のお知らせや重要な情報に自然と気づけるようになります。

システム設計書

システム設計書を社内wikiにある作図機能を利用して書くことで、システムの構造をわかりやすく伝えることができます。

社内wiki作成を成功させるためのコツ

ここまで社内wikiを作成する上で必要なもの、作成手順、活用方法について解説していきました。

しかし、社内wikiを社内に導入しても浸透せず、失敗に終わってしまう可能性もあります。

そのような事態を防ぐために、社内wiki作成を成功させるためのコツについて解説していきます。

ツール選びの段階で最適なものを選ぶ

ツールを導入する前の段階で、そのツールが自社にとって最適かどうかを判断するべきです。

そのため、トライアルでツールを実際に利用してみて使い勝手を比較することが非常に重要です。

過不足のない適切な量のカテゴリ・タグを決める

先ほど社内wikiを作成する手順で解説したカテゴリ・タグですが、その量には注意を払う必要があります。

少なすぎても多すぎても、うまく情報をまとめることができず、必要な情報を探す際に時間がかかってしまう可能性があります。

運用ルールは厳しすぎず、緩すぎず

閲覧・作成権限の範囲を予め決めておく、などある程度運用ルールを設定しておく必要があります。

ただし、ルールがあまりにも増えて厳しくなってしまうと定着を阻む原因となってしまうので注意しましょう。

コンサルティングまで行っているところだと安心

コンサルティングサービスがあるツールだとさらに安心して社内wikiを運用することができます。

費用は比較的かかりますが、専任のコンサルタントが各企業ごとの状況に合わせて継続的に改善提案をしてくれます。

GROWI.cloudで社内wikiを簡単に作ってみませんか？

ここまで社内wikiを作る際に必要なものや作成する手順、活用方法などについて解説していきました。

社内wiki作成を成功するためのコツでも説明したように、ツールが自社にとって使い勝手が良いかどうかを判断するのは非常に重要です。

そんな使い勝手が良く、誰でも簡単に社内wikiを作成できる社内wikiツールがあります。

それが、先述したGROWIのクラウド版サービスであるGROWI.cloudというツールです。

GROWI.cloudのトップページ

GROWI.cloudは弊社WESEEKが開発した社内wikiツールです。

多人数でリアルタイム同時編集ができて動作も軽く、編集履歴の自動保存や過去の作成履歴の閲覧も可能です。

またアップロードしたファイルは、ページ全文検索やタグ検索によって見つけやすく、さらに管理者向け機能も搭載しています。

さらにユーザーグループ機能で情報の公開範囲を自由に指定することや、閲覧権限の設定などもできるため、チーム拡大の際にも迅速に対応できます。

料金は月額固定制で、月額6,050円（税込）〜で利用できます。

社内wikiについて興味を持たれた方は、ぜひGROWI.cloudをチェックしてみてください。

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