中小企業も大企業も導入しているグループウェアとは？メリットや特徴、おすすめなどを詳しく解説！

2022-10-242024-04-01

みなさんはグループウェアという言葉を聞いたことはありますか？

あまり馴染みのない言葉かもしれませんが、すごくざっくり言うと、グループウェアとは社内の業務効率を改善してくれるツールです。

今回の記事では、グループウェアがそもそもどのようなツールなのかを解説した後に、機能やメリット、おすすめなどを詳しく解説していきますよ。

Contents

1 グループウェアとは何か？
- 1.1 グループウェアと社内SNSの違いは？
- 1.2 グループウェアとSalesforceの違いは？
2 グループウェアはオンプレミス型とクラウド型がある
- 2.1 オンプレミス型とは
- 2.2 クラウド型とは
3 グループウェアの主な機能と特徴を解説
4 グループウェア導入によるメリットとは
5 中小企業におすすめのグループウェア
6 大企業におすすめのグループウェア
7 グループウェアを選ぶ際のポイント
8 グループウェアを導入して業務効率を向上させましょう

グループウェアとは何か？

ではまず、グループウェアとはいったいどのようなツールなのかを解説していきますね。

グループウェアはという言葉を単語レベルに分解すると、「グループ」と「ウェア」に分けられますが、意味は以下の通りです。

グループ：複数の個人が一緒に作業し、共同でプロジェクトや業務を遂行する集団のこと
ウェア：ソフトウェア (Software) やハードウェア (Hardware) のような、技術的な製品やシステム

これをもとにグループウェアを定義すると、

「複数の人が一緒に業務を行う上で利用するシステム」

ということになりますね。

システムと書きましたが、グループウェアがハードウェアであることはないので、

「複数の人が一緒に業務を行う上で利用するソフトウェア」

と定義しても問題ないでしょう。

このあとにも詳しく解説しますが、具体的な機能としては、メール機能などの基本的な機能はもちろん、掲示板機能やスケジュール管理機能など、複数の機能が搭載されているのが特徴です。

グループウェアと社内SNSの違いは？

グループウェアと混同してしまいやすいツールに、社内SNSがあります。

社内SNSとは、文字通り社内でのコミュニケーションを促進するためのSNSツール。

代表的なものだと、Talknoteや Viva Engage などがありませすね。

＊Microsoftが2023年2月13日公式に発表した内容によると、Yammerは廃止され、Viva Engageに生まれ変わりました

グループウェアとの大きな違いは、ツールの目的と機能にあります。

	目的	機能
グループウェア	タスク進捗の共有など、業務効率の改善を前提としたコミュニケーションの促進	・チャット・タスク管理・ファイル共有・スケジュール管理・タスク管理・オンラインストレージ
社内SNS	社内メンバーの気軽なコミュニケーションの促進	・チャット・ファイル共有

グループウェアと社内SNSの違い

一見するとグループウェアの方が機能が多いので、社内SNSを導入するならグループウェアを導入した方が良いのでは？と感じるかもしれまんせんが、社内SNSはグループウェアよりもコミュニケーションの促進に関する機能に長けています。

どちらにすべきかは、コミュニケーションの促進を目的とするか、もっと包括的なコミュニケーション・情報共有を目的とするかで変わってくるということですね。

なお、SlackやChat workも社内SNSなのでは？と感じた方もいらっしゃるかと思いますが、厳密には社内SNSではなく、ビジネスチャットという分類の方が適しています。

グループウェアとSalesforceの違いは？

結論、グループウェアとSalesforceは全くの別物です。

Salesforceとは、SFAやCRMなどのクラウド型ソフトウェアを提供しているベンダー会社です。

グループウェアはツールであるのに対して、Salesforceは会社名。

ちなみに、Salesforceが提供しているSFAはSales Cloud、CRMはCustomer 360です。

グループウェアはオンプレミス型とクラウド型がある

グループウェアには大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型の２種類の製品が存在します。

２つの機能を兼ね備えた製品もありますが、自社でどういった機能を必要としているか考えたうえで製品を選ぶようにしましょう。

オンプレミス型とは

オンプレミス型とは、サーバーやソフトウェアなどを自社で調達し、もともともっていたサーバーにインストールして使用する仕組みのことです。

セキュリティ性の高かったりカスタマイズ性が高かったりとメリットもありますが、自社で一から運営の仕方を整えなければいけません。

よって、技術力のあるエンジニアが社内にいないと場合は運用が難しいといえます。

クラウド型とは

クラウド型とは、インターネット上で他社から提供されたシステムを利用する仕組みのことです。

自社で用意すべきことは何もないので、インターネット環境さえ整っていれば当日からでも利用することができます。

ただし、セキュリティ性とカスタマイズ性がオンプレミス型よりも劣ってしまうのが難点。

特に金融業界や保険業界などでは高度なセキュリティが要求されるため、クラウド型よりもオンプレミス型が好まれる傾向がありますね。

他の部六記事では、オンプレミス型とクラウド型の違いをもっと詳しく解説しているので、よかったらそちらも覗いてみてください。

グループウェアの主な機能と特徴を解説

ここからは、グループウェアの主な機能と特徴を解説していきます。

ご紹介する機能はあくまでも代表的な機能なので、製品によって多少の違いがあることはご了承ください。

社内ソーシャル機能（掲示板機能）

さきほども紹介したように、グループウェアには社内SNSの機能がついている場合が多いです。

業務に関する情報を投稿すると、閲覧した人は反応を示す「いいね」スタンプを押すことができます。

また、情報に関してコメントを残せる製品もあります。

さらに掲示板機能もあり、社員全体、もしくは一部の社員に向けて伝えたい内容を掲示することができます。

流れてしまう投稿ではなく固定表示しておけるのは、便利に感じる機会も多いでしょう。

社内アンケート機能

社内アンケート機能がついたグループウェアも増えています。

グループウェアにはチャット機能もついているため基本的なコミュニケーションは行えますが、会議の後に個別に意見を聴取したいときに社内アンケート機能が役立ちます。

人が多くいるところではなかなか意見を出せない人からも聴取できるので、より多くの人の意見を取り入れたい時に役立つでしょう。

スケジュール管理機能

有給や会議、出張など自分の予定だけではなく、ほかのユーザーの予定を入力し共有することができます。空いている日程が一目瞭然なので、新しい予定を組みやすくなります。

ミーティングの予定が入った際に、参加ユーザーに通知がいくように設定できる製品も多くあります。一人ひとりに連絡をする手間が省けるのは、とても効率的ですね。

共用設備の予約機能

プロジェクターや会議室、ホワイトボードや社用車など、業務において必要な共用設備の予約ができる機能もあります。

予約したことを管理・共有することで、予約申請を誰がいつしてくれたのかスケジュールをユーザー全体に知らせることができて効率的です。

ワークフロー機能

ワークフローというのは、業務の一連の流れを表す業務フローのことです。

特に、企業の案件の中では役職者複数名から承認を得なければならないものもあり、その手続きや作業のことを指します。

最終的に役職者すべてから承認を得るには、時間と手間がかかりますよね。そんなとき効率化してくれるのがワークフローシステムです。

紙で複数人に回覧するより、確実にスピーディに進めることができます。

また、リアルタイムで状況を把握できるので、承認がどこまで進んでいるのか関係者全員が意識できるのです。

プロジェクト管理機能

プロジェクトの成功の鍵をにぎるのは、円滑な情報共有とコミュニケーションです。

しかし、多くのプロジェクトは複数人で進めるため、どのように円滑な情報共有を行うかは大きな課題です。

そんなとき便利なのが、グループウェアに搭載されているプロジェクト管理機能です。

プロジェクトごとに進捗状況や期限をまとめて確認できるので、とても効率的です。

また、複数人で編集したとき、リアルタイムで編集を反映できるので、参加ユーザーが多い場合でも安心して利用できます。

メール・アドレス管理機能

メールの機能は、社内社外問わず利用する頻度が高いため、多くの製品に標準的に搭載されていることが多いです。

使用しなくなったアドレスの消去や新たなアドレスの導入、また特定のユーザーとのメーリングリストを作成することもできます。

グループウェアにメール機能が搭載されていることで、複数の媒体を使用せずに済むのでかなり使いやすくなるでしょう。

通常のメール機能のほかに、より手軽なコミュニケーションが可能なビジネスチャット機能を搭載した製品もあります。

頻繁にメールを行う企業では、このような機能のついた製品をコミュニケーションツールとして利用してもいいかもしれません。

タスク管理機能

タスク管理機能は、それぞれが抱えているタスクをお互いに確認することができます。

業務内容や重要度、進捗状況や期限などまとめて確認できるので、業務を効率的に行え、さらにタスク漏れを未然に防ぐことも可能です。

自身のタスク管理が行いやすくなることも利点ですが、管理者の立場から社員それぞれのタスクを可視化できるというのも大きな利点です。

人数が増えれば増えるほど、チーム全体のタスク管理はかなり難しくなるでしょう。

そんなときにグループウェアのタスク管理機能を利用することによって、それぞれが抱えるタスクの業務内容や進捗状況を確認したり、期限の迫るタスクを割り振ったりと活用できます。

重要書類の管理・共有機能

社内規定集や重要な契約書、マニュアルなど、業務において書類は欠かせません。

しかし、書類は整理しづらく、まとめたりファイリングしたりするために時間を要してしまいます。

そんなときに役立つのが、書面を管理・共有する機能です。

資料をシステム上で一括管理できるので、整理する手間が省ける上にペーパーレス化を促進できます。

ファイルごとにアクセス権限を設定できる機能もあるので、重要書類の管理に役立てましょう。

また、全文検索機能を搭載している製品も多くなっています。

ファイル名で検索することで探したい書類をすぐに確認することができたり、エクセルやワード内の検索も可能なので知りたい内容をすぐに見つけたりすることも可能です。

勤怠管理機能（在籍確認機能）

グループウェア上に勤怠管理システムを導入している製品も少なくありません。

というのも、勤怠管理を導入することで多くの利点があるからです。

グループウェア上に勤怠管理機能があることで、打刻者も管理者もアクセスしやすいという利点があります。

グループウェアはほかにも多くの機能が搭載されていることでアクセスする回数も多いので、容易に勤怠についても確認できるでしょう。

また前述したように、プロジェクト管理や共用設備の予約もグループウェア上でできるので、勤怠管理と合わせて確認することで予定が組みやすくなります。

一人ひとりに予定を確認する時間が省けるので、かなり効率的といえますね。

グループウェア導入によるメリットとは

以上のように、グループウェアはさまざまな機能が搭載されているアプリケーションソフトウェアです。いざ自社で使用する前に、グループウェア導入によってどのようなメリットがあるのか確認していきましょう。

異なる場所で同時に作業できる

グループウェアは社内の別フロアにいる人が同時に作業できるだけでなく、自宅でテレワーク中の人、他県で作業をする人、さらには国外にいる人まで場所や時間を超えて同時に作業することができます。

人や場所にとらわれていた今までとは違い、誰でもどこでも情報を共有できるというのは、企業を大きくするために不可欠なことになってくるかもしれません。

グループ内での情報共有の迅速化

複数人で物事を進める際、情報共有はとても大事なポイントです。長年共に仕事をしてきた仲間だったとしても、情報共有を怠ることによってプロジェクトが失敗することもあるかもしれません。

しかし、グループウェアを導入すれば、前述のようにタスク管理やプロジェクト管理以外にも共用設備の予約や勤怠まで一括して管理・共有することができ、情報共有がスムーズになります。システムが非常に充実しているため、情報インフラを手軽に作ることが可能になるのです。

従来、紙やメールを使用した情報共有が定着化していたため、いきなり情報をデータ化することに抵抗がある人もいるかもしれません。ですが、今まで不便だと感じていた情報共有システムが、グループウェアを導入することで確実にロスタイムを減らすことに繋がります。思い切って試してみることが、今後の社員や会社のためになるかもしれません。

情報漏洩のリスクを軽減させる

グループウェアを導入することで情報漏洩のリスクを軽減させることができます。

なぜなら、グループウェア内で重要書類の管理やプロジェクトの詳しい内容などをすべて管理できるので、社外へ持ち出すことがなくなるからです。従来、データを紙やUSBで管理する際には、紛失や劣化の恐れがありました。しかし、グループウェアを導入すれば社外の人にもデータ上で共有できるので、格段にリスクが減らせます。ペーパーレス化はこのようなリスク削減にも役立ちます。

ただし、一点気をつけたいのはセキュリティ面の確認です。グループウェアで情報を一括管理できるということは、万が一セキュリティがしっかりしていないとすべての情報が消滅してしまう危険性があるということです。アクセス制限機能を利用したりセキュリティ対策を強化したりすることで、自社のグループウェアの安全性を確認しておきましょう。

中小企業におすすめのグループウェア

ここからはおすすめのグループウェアをご紹介していきますが、今回の記事では中小企業向けのグループウェアと大企業向けのグループウェアとで分けています。

ではまず中小企業におすすめのグループウェアからご紹介していきますね。

J-MOTTO

J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が運営するクラウド型のグループウェアです。

特徴

ディスク容量200MB～プランを用意しているので、利用人数の少ない中小企業でも導入しやすい
サポートセンターに電話・メール・チャットなどで無料で党委合わせできる
グループウェア以外にWeb勤怠やWeb給与明細等の機能も付いている

料金

入会金　無料
スタンダードプラン
- 基本料金　¥3000/月　ユーザー数20人まで　ディスク量量200MBまで
ライトプラン
- 基本料金　¥20,000/年　ユーザー数10人まで　ディスク容量100MBまで

J-MOTTOの詳細ページ

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、サイボウズがサイボウズ株式会社が運営している、中小企業向けのグループウェアです。

特徴

使い勝手の良さを追求した機能が満載
パソコンやタブレット、スマートフォンなど様々なハードウェアから簡単にアクセス可能
月額500円から気軽に始めることができる

料金

スタンダードコース
- ¥500/ユーザー × 月数　ディスク容量5GB
プレミアムコース
- ¥800/ユーザー × 月数　ディスク容量5GB

サイボウズOfficeの詳細ページ

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。

特徴

GmailやGoogleカレンダー、Google Meetなどの便利なアプリをセットで利用する事ができる
スマートフォンにも完全対応しており、外出中でも簡単にアクセル可能
Googleが提供する世界最高レベルのセキュリティでデータが守られる

料金

Business Starter
- ¥680/ユーザー × 月数
Business Standard
- ¥1,360/ユーザー × 月数
Business Plus
- ¥2,040/ユーザー × 月数
Enterprise
- 要問合せ

Google Workspaceの詳細ページ

大企業におすすめのグループウェア

では続いて大企業におすすめのグループウェアをご紹介しますね。

Garoon

Garoonは、サイボウズの中・大規模組織向けグループウェアです。

特徴

利用可能人数の幅が10人～数万人まで広く、スタートアップから大手まで幅広く使える
ITが苦手な人でもわかりやすいUI
kintoneやMicrosoft365などの他のサービスともシームレスに連携可能

料金

クラウド版
- ~300ユーザー　¥845/ユーザー × 月数
- 301～1,000ユーザー　¥800/ユーザー × 月数
- 1,001～ユーザー　要問合せ
パッケージ版（買い切り版）
- ～50ユーザー　¥600,000
- 51〜249ユーザー　¥11,000/ユーザー
- 250〜499ユーザー　¥10,000/ユーザー
- 500～999ユーザー　¥9,000/ユーザー
- 1,000～2,499ユーザー　¥8,000/ユーザー
- 2,500～4,999ユーザー　¥7,500/ユーザー
- 5,000～ユーザー　要問合せ