【種類別】おすすめ情報共有ツール19選！無料～有料まで幅広く紹介します！

2021-05-112024-04-12

社内の情報共有を促進する情報共有ツール。

これから初めて導入される方も、他のツールからの乗り換えを検討されている方もいらっしゃるかと思いますが、やはり

「種類が多すぎてどれを選んだらいいのかわからない」

というのが正直に思うところではないでしょうか？

今回の記事では、数ある情報共有ツールの中から、種類別に合計で19個ご紹介します。

それぞれ異なる特徴を持っているので、ご自身の業界や部署、予算などをもとに、ぜひじっくりと検討してみてくださいね。

そもそも情報共有ツールとはどのようなツールのこと？

情報共有ツールは、従業員間やチーム内で気軽に素早く情報を共有するために利用されるツールです。

これらのツールはコミュニケーションを円滑にする機能やタスク管理、スケジュール管理などの機能を備えており、チーム内のプロジェクト管理にも役立つ優れもの。

具体的に使われるシーンとしては、例えば、業務マニュアルや議事録などの重要な情報を共有する際に活用されます。

情報共有ツールの種類、住み分けの一覧

では続いて、情報共有ツールの種類、住み分けについて解説していきます。

以下に情報共有ツールの一覧をご用意したので、確認してみてください。

• ナレッジベース
  • 社内wiki型
  • データベース型
  • データマイニング型
  • ヘルプデスク型
  • グループウェア型
• 社内ポータル（社内報アプリ）
• ビジネスチャット・社内SNS
• ファイル共有サービス（システム）
  • オンラインストレージ
  • ファイルサーバ
• プロジェクト・タスク管理ツール
• SFA/CRM
  • 営業支援ツール（SFA）
  • 顧客管理ツール（CRM）

いかかでしょう？

とても種類が多いため、全て把握するのに時間がかかるかもしれませんね。

ここでは一旦ツールの一覧だけを掲載していますが、次のセクションでそれぞれの種類でのおすすめツールを紹介していきます。

ナレッジベースのおすすめ4選

それでは、まずナレッジベースからご紹介していきますね。

ナレッジベースとは、有益な情報や付加価値のある経験や知識を蓄積・整理し、アクセスしやすくしたデータベースのことです。

個人で保持していた属人的なナレッジが社内全体で共有されることで、情報格差がなくなったり、異なるナレッジを掛け合わせることでイノベーションが起きたりと、様々な効果があります。

社内ポータル（社内報アプリ）のおすすめ3選

では続いて、社内ポータル（社内報アプリ）のおすすめをご紹介していきます。

＊社内ポータルと社内報アプリはほとんど同義なので、これ以降は社内ポータルに統一して書いています

社内ポータルとは、社内のあらゆる情報にアクセスできる、企業専用のWebサイトのこと。

社員などの権限を与えられたメンバーのみがアクセスでき、それ以外の社外メンバーはアクセスすることができません。

ビジネスチャット・社内SNSのおすすめ3選

では、続いてビジネスチャット・社内SNSのおすすめをご紹介していきます。

ビジネスチャット・社内SNSとは、文字通り、チャットで社内コミュニケーションを行うツールのこと。

少し前にご紹介したナレッジベースが情報をストックするためのツールであるのに対して、ビジネスチャット・社内SNSは情報をフローするためのツールです。

情報のストックとフローはどちらも会社の発展に不可欠な要素なので、情報ストックツールと情報フローツール、どちらも導入した方が良いでしょう。

ファイル共有サービス（システム）のおすすめ3選

では続いて、ファイル共有サービスのおすすめをご紹介します。

ファイル共有サービスとは、個人のファイルを複数人で共有できるようにするサービスのこと。

もっと具体的言うと、個人のファイルを他のメンバーがアクセス可能なサーバーに預けることで、複数人でのファイル共有を可能にするというものです。

大まかには

• 社内のサーバー内で利用するもの（ファイルサーバ）
• 社外のクラウドストレージで利用するもの（オンラインストレージ）

の2種類がありますが、今回の記事で紹介するのは後者のクラウドストレージで利用するタイプです。

Dropbox Businessの詳細ページ

プロジェクト・タスク管理ツールのおすすめ3選

では続いて、プロジェクト管理・タスク管理ツールのおすすめをご紹介していきますね。

プロジェクト管理・タスク管理ツールとは、個人やチームがプロジェクトを計画し、実行し、監視するためのツール。

具体的な機能としては、タスクの作成、割り当て、追跡、優先順位・期限の設定など。

また、プロジェクト全体の進捗状況の追跡、リソースの割り当てなども可能です。

SFA/CRMのおすすめ～選

では、続いてSFA/CRMのおすすめをご紹介していきますね。

SFA/CRMとはそれぞれ、

• SFA→営業支援ツール
• CRM→顧客管理ツール

を意味します。

両方とも営業活動や顧客関係管理に役立つソフトウェアですが、異なる機能や目的を持っています。

SFA（営業支援ツール）とは、営業活動を支援するためのITツールのこと。

顧客の情報や営業活動の履歴を追跡し、セールスパイプラインの管理、見積書や請求書の作成、タスクの割り当てやスケジューリング、電子メールの送信などの機能を提供します。

CRM（顧客管理ツール）とは、顧客情報を効率的に管理し、営業活動や顧客対応を支援するツールのこと。

顧客の連絡先情報、購買履歴、対応履歴、要望やフィードバックなどの情報を集約・管理し、顧客に合わせたサービスや製品提供を支援します。

自分にあった最適な情報共有ツールを見つけるには？

ここまで情報共有ツールを種類別で19個ご紹介しましたが、やはり数が多すぎてどれを選んだら良いのかわからないですよね。

ここでは、自分にあった本当に最適な情報共有ツールを見つけるためには、どうしたら良いのかを解説していきます。

組織がどのような課題を抱えているかを明確にする

ツールを導入することの意味は、組織が抱える課題を解決することにあります。

なので、まずは自分の組織がどのような課題を抱えているのかを考えてみましょう。

例えば、「会社全体の報連相が少なすぎる」「社内にナレッジが蓄積せず、どんどん流れ出てしまっている」「営業のコストがかかりすぎている」など。

既になんとなく課題感を感じているのであれば、それをもっと形のあるものに言語化しましょう。

もしまだどんな課題を抱えているのかわからないという方は、メンバーや顧客からのフィードバックをもらって徐々に顕在化させていくと良いでしょう。

明確にした課題をどうしたいのか、目標設定を行う

では次は、明確にした課題をどうしたいのか、どうなればその課題が解決されるのかをはっきりさせていきます。

課題の解決具合が定量的に測れるものなら簡単。

例えば、解決したい課題が「営業のコストがかかりすぎている」であれば、「1契約を結ぶのに必要なコストを～円まで下げる」というような目標を立てると良いでしょう。

このフェーズならまだ具体的な数値は出さずとも、ざっくりと「このぐらいを達成できたらいいなぁ」ぐらいの温度感でも良いかもしれませんね。

対して、例えば解決したい課題が「会社全体の報連相が少なすぎる」などの定性的にしか測れないものであった場合は、具体性がなくて少し掴みづらいかもしれません。

ですが、そのような場合はやんわりと「会社全体の報連相をもっと増やしたい」を目標をすると良いでしょう。

目標達成にはどの種類のツールが適しているかを判断する

目標を設定したら、その目標を達成するにはどのようなツールが適しているのかを考えてみましょう。

例えばさきほどの、「営業のコストがかかりすぎていて、1契約あたりのコストを下げたい」が目標であれば、

SFAやCRMのツールが適しているでしょう。

あるいは、「社内にナレッジがどんどん流れていってしまっているから、ナレッジを社内に貯めれるようにしたい」が目標であれば、ナレッジベースなどが良いでしょう。

予算、必要な機能など照らし合わせてさらに細かく見ていく

ある程度、どのような種類のツールを導入すべきかがわかったら、さらに詳細を見ていきます。

一番わかりやすいのは料金ですね。

予算を決めているなら、「月額～円以上は出せない」など条件から絞っていくと良いでしょう。

ややこしいのが機能で、同じ種類のツールでもそれぞれに搭載されている機能は様々。

これから導入を検討しているというのに、どの機能が必要か不必要かを判断するのは難しいかと思います。

そのようなときは、口コミや導入事例で自分の組織と同じような組織が導入してみて実際どうだったかを判断すると良いでしょう。

まとめ

情報共有ツールは種類が様々で、

• ナレッジベース
  • 社内wiki型
  • データベース型
  • データマイニング型
  • ヘルプデスク型
  • グループウェア型
• 社内ポータル（社内報アプリ）
• ビジネスチャット・社内SNS
• ファイル共有サービス（システム）
  • オンラインストレージ
  • ファイルサーバ
• プロジェクト・タスク管理ツール
• SFA/CRM
  • 営業支援ツール（SFA）
  • 顧客管理ツール（CRM）

これだけの種類があります。

自分の組織にとって最適なツールを見つけるのは簡単ではありませんが、効果的なツールに巡り合えると、業務効率は格段にアップするはずです。

ここまで読んでいただいた方で、もし「情報共有が上手くいかない」「社内にナレッジが溜まらない」などの課題を感じていて、それらを解決したいという方は、ぜひGROWI.cloudをご検討ください。

GROWI.cloudは月額6,050円から利用することができる社内wiki。

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ぜひ気になった方は、導入をご検討くださいね。

今回は情報共有ツールの紹介を行いましたが、情報共有のコツについて解説している記事もあるので、ぜひご興味があればお読みください。